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Créer facture auto-entrepreneur en ligne

Logiciel pour créer une facture en tant qu'auto-entrepreneur

De la même façon que pour tout entreprise, l’auto-entrepreneur peut facturer ses clients, qu’ils soient sur le territoire français ou parfois même à l’étranger. Une facture est un document juridique, commercial, comptable et fiscal, qui atteste de la vente de services ou de produits. Pour qu’une facture soit considérée comme officielle, elle doit comprendre des mentions obligatoires et être rédigée en deux exemplaires au moins. Quelles sont les spécificités des factures d’un auto-entrepreneur ? Quelles sont les mentions obligatoires à rédiger sur toutes les factures ? Comment s’applique la TVA ? Si vous souhaitez devenir auto-entrepreneur, cet article vous aidera à comprendre les modalités de facturation à appliquer en ayant ce statut.

1/ Est-il obligatoire de faire des factures pour un auto-entrepreneur ?

Gérer son auto-entreprise passe inévitablement par l'édition de factures aux clients. Plusieurs règles générales sont à respecter pour entreprendre correctement la facturation en tant qu’auto-entrepreneur.

Selon l’article L441-3 du Code de Commerce, il est obligatoire que la production d’une facture soit établie lorsqu’a lieu une vente quelconque ou une prestation de service entre différents professionnels. De ce fait, en vendant vos services, vos produits ou toute forme de prestation quelle qu’elle soit à d’autres professionnels, peu importe qu’ils soient auto-entrepreneurs ou appartenant à un autre statut juridique, il sera nécessaire de leur fournir une facture auto-entrepreneur.

Cette facture doit être transmise à votre client dans un délai défini. Légalement, elle doit être remise le jour de l’exécution de la prestation (ou de la livraison d’un ou plusieurs produits) au plus tard. Dans certains cas, un retard d’une quinzaine de jours peut être admis, pour faciliter la comptabilité de sa micro-entreprise, pour des raisons de nécessités de gestion administrative par exemple.

Lorsque le client en fait la demande, vous devez pouvoir lui transmettre une copie de votre attestation URSSAF auto-entrepreneur, lorsque la facture dépasse les 5.000€ notamment. C’est obligatoire dans ce cas.

Aussi, il est à noter que l’auto-entrepreneur n’a pas l’autorisation de modifier la facture après l’avoir émise. Cependant, si c’est le client qui effectue des modifications sur la facture après l’émission de celle-ci, l’auto-entrepreneur est en droit d’accepter les modifications, rendant ainsi la modification valable.

De plus, chaque facture sera effectuée en double dans tous les cas, l’intérêt étant d’en donner une pour le client, et d’en garder un exemplaire pour l’auto-entrepreneur, qu’il doit ensuite conserver pour justifier ses déclarations de chiffre d’affaires. Des numéros uniques sont attribués aux factures, afin de présenter une suite de numéros qui se suivent pour les futures déclarations (Il ne doit pas manquer de numéros entre la première et la dernière facture).

Enfin, en plus de ces règles, des mentions obligatoires (voir ci-dessous dans l’article) devront obligatoirement être inscrites sur toutes les factures en auto-entrepreneur. La facture est établie au préalable, avant toute prestation ou livraison. Il est d’ailleurs nécessaire d’effectuer un devis avant même d’établir la facture d’un client.

Par contre, produire une facture auto-entrepreneur n’est pas obligatoire dans tous les cas, si vous vendez des services ou des produits à des particuliers par exemple.

Effectivement, la loi stipule qu’un auto-entrepreneur est dans l’obligation d’établir une facture à ses clients particuliers pour les cas suivants :

- S’il effectue des ventes à distance (vente en ligne, vente par correspondance)

- S’il réalise des travaux immobiliers (avec parfois la ventes de matériaux ou la vente de marchandises).

- S’il vend des prestations de services d’un montant égal ou supérieur à 25€ toutes taxes comprises

- S’il effectue des livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité etc.

Lorsque vous n’êtes pas concerné par ces cas, vous n’êtes donc pas dans l’obligation légale de produire une facture auto-entrepreneur.

2/ Existe t-il différents types de factures ?

Effectivement, différents types de factures existent pour les micro-entreprises : les factures classiques (éditées par toutes les entreprises quelles qu’elles soient), les factures d’acomptes et enfin les factures d’avoirs. Aussi, les factures portent aussi le nom de notes, de notes d’honoraires, de reçus ou encore de tickets de caisse.

Généralement, c’est lors d’une prestations de services ou lors d’une vente entre professionnels que l’on parle le plus communément de facture. Lorsqu’un auto-entrepreneur offre un service ou effectue une vente à un particulier, on parle plutôt de note ou de ticket de caisse.

Bien qu’il n’y ait pas réellement de différence majeure entre ces documents, les mentions obligatoires devant être mentionnées dans tous les cas sur les différents documents (que ce soit une note ou une facture), les termes utilisés sont bien propres au client. Par ailleurs, ces appellations utilisées couramment pour le type de client ciblé ne sont pas mentionnées dans les textes de lois, qui ne stipulent que le terme de facture.

Les factures d’acompte

Parfois, il arrive que vous soyez amené à demander à vos clients un paiement en amont, appelé acompte. Lorsque cela se produit, vous devez pouvoir lui fournir une facture d’acompte, afin d’être en accord avec l’article 289 du code des Impôts.

Les règles qui s’appliquent à la facture d’acompte sont les mêmes que celles qui s’appliquent aux factures classiques, surtout pour ce qui concerne les mentions obligatoires, ainsi que le formalisme. Il est également recommandé d’indiquer la facture initiale à laquelle est reliée la facture d’acompte, dans le but de faciliter le suivi de vos factures, ou la gestion de celles-ci.

La facture d’acompte a donc pour but d’émettre le constat du paiement partiel (parfois en plusieurs paiements) d’une facture initiale.

Les factures d’avoir

La numérotation des factures ne devant pas être interrompue (toutes les factures numérotées doivent se suivre), la suppression d’une facture est strictement interdite par la loi. Cependant, il est possible que vous soyez conduit à devoir annuler ou à apporter des rectifications sur une facture initiale. Si tel est le cas, il est alors demandé de produire une facture d’avoir au client.

Aussi appelée note d’avoir, la facture d’avoir est utile pour :

- effectuer des modifications sur une facture initiale pour corriger d’éventuelles erreurs

- annuler une facture initiale lorsqu’un client décide de se rétracter

- effectuer le constat d’une remise accordée après la prestation à un client.

Une fois de plus, les règles appliquées à la facture d’avoir sont les mêmes que pour les factures classiques. Une différence est tout de même à constater, la facture d’avoir aura forcément un montant négatif, étant donné qu’elle intervient dans le cadre d’un remboursement pour un client ou une remise accordée après la prestation.

Comme pour la facture d’acompte, la facture d’avoir doit aussi faire mention de la facture initiale à laquelle elle apporte une correction.

3/ Quelles sont les mentions à inscrire sur la facture ?

Lorsque que vous établissez une facture auto-entrepreneur, les mentions obligatoires sont les suivantes :

Les informations d’identité de l’auto-entrepreneur, et toutes ses informations professionnelles

Vous devrez nécessairement mentionner votre prénom et votre nom sur toutes vos factures, que vous utilisiez votre nom réel ou un nom commercial, un auto-entrepreneur doit mentionner ces informations. Effectivement, étant désigné comme entreprise individuelle, votre nom et prénom représentent l’identification de votre entreprise. Dans le cas où vous utilisez un nom commercial, vous avez aussi la possibilité de l’indiquer sur vos factures, au dessus de votre nom et prénom (la disposition importe peu, il peut également être annoté à côté ou en dessous).

Vous devez également indiquer :

- L’adresse du siège de votre auto-entreprise

- Le numéro SIREN suivi de RCS + la ville où se trouve le greffe d’immatriculation pour les commerçants inscrits au RCS (par exemple : 123 456 789 RCS Paris)

Pour les artisans inscrit au RM, numéro SIREN suivi de RM + le département du lieu d’immatriculation (Par exemple : 123 456 789 RM 50)

Pour les professions libérales inscrites à l’URSSAF, numéro SIREN suivi de URSSAF + le département du lieu d’immatriculation (Par exemple : 123 456 789 URSSAF 50)

Vous devrez également indiquer votre n° de TVA intracommunautaire si vous faites des ventes à un client résidant à l’étranger.

Les informations de facturation

Vous devrez également indiquer sur vos factures auto-entrepreneur :

-La date d’émission de la facture (date à laquelle elle est établie)

-La date de la vente ou de la prestation de service (jour effectif de la livraison ou de la fin de la prestation de service)

-Le numéro de la facture : un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture

-Le numéro du bon de commande : si votre client vous a envoyé un bon de commande, vous devrez indiquer le n° du bon de commande sur votre facture

Vous pouvez ajouter un préfixe par année ou par année et par mois (par exemple : 2020-0001, 2020-0002, ou 2020-01-0001, 2020-01-0002, etc.). La numérotation des factures ne recommence pas obligatoirement à partir de 0 en début de chaque année.

L’ajout d’un préfixe est également une option, pour notamment permettre de distinguer vos séries de factures, factures d’acomptes et factures d’avoirs (par exemple F-2020-0001 pour une facture initiale, FAC-2020-0001 pour une facture d’acompte et FAV-2020-0001 pour une facture d’avoir).

L’identification du client

Il est obligatoire de mentionner le nom de votre client, ainsi que son adresse (sauf en cas de désaccord du client). Par contre, si l’adresse de facturation n’est pas identique à l’adresse de livraison, il sera alors nécessaire d’indiquer les deux adresses différentes sur vos factures.

La description des prestations de service ou des produits vendus

Même s’il paraît évident de les indiquer, vous devrez entrer dans le détail de votre prestation ou de votre produit de façon détaillée, en mentionnant les critères suivants :

- La description complète de la prestation ou du produit (nature, référence, main d’œuvre, matériaux fournis, marque, etc.)

- Le décompte détaillé pour chaque produit (ou service) tel que la quantité, l’unité et le prix

- Le prix catalogue (appelé aussi prix unitaire hors taxes) : le prix pour une unité hors TVA ou le taux horaire pour les prestations de services

Le prix

Il vous faudra également renseigner :

-Les majorations éventuelles du prix (ex : frais de livraison)

-Les taux de TVA applicables et le montant total de TVA correspondant (seulement si vous êtes redevable de la TVA)

-Les éventuelles remises de prix accordées à la date de la vente

-La somme totale à payer HT (et TTC si vous êtes redevable de la TVA)

Les autres mentions obligatoires

Enfin, certaines mentions obligatoires devront également être présentes sur vos factures auto-entrepreneur selon certains critères :

-La mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » (sauf si vous êtes redevable de la TVA)

-La mention « Autoliquidation » si vous êtes concerné (notamment pour les sous-traitants dans le secteur du bâtiment par exemple)

-La mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité, les coordonnées de l’assureur ou du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie (pour les auto-entrepreneurs qui ont l’obligation de souscrire à une assurance professionnelle, comme les activités du bâtiment pour laquelle l’assurance décennale est obligatoire par exemple)

Si vous facturez des professionnels, vous devrez indiquer des mentions supplémentaires en plus de celles indiquées ci-dessus. Voici les mentions supplémentaires à renseigner :

-L’adresse de l’entreprise : obligatoire contrairement aux factures adressées aux particuliers (si l’adresse de facturation est différente de l’adresse de livraison, il faudra indiquer les 2 adresses sur votre facture)

-Le numéro de TVA du client professionnel s’il est redevable de la TVA (hors micro-entreprises en franchise en base de TVA donc)

-La date de paiement ou le délai de paiement : date à laquelle le paiement doit intervenir ainsi que les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé (si aucun escompte n’est accordé pour paiement anticipé, indiquez « Aucun escompte accordé pour paiement anticipé »)

-Le taux des pénalités de retard : il s’agit de la pénalité qui sera exigible en cas de retard de paiement sans qu’un rappel soit nécessaire

-La mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement

4/ Quelles sont les conditions d’application de la TVA pour un auto-entrepreneur ?

Depuis le début de l’année 2018, un auto-entrepreneur est redevable de la TVA lorsqu’il dépasse certains seuils :

- pour les artisans et les professions libérales, le seuil de franchise de la TVA est fixé à 34 400 euros et le seuil majoré à 36 500 euros.

- pour les commerçants, le seuil de franchise de TVA s’élève à 85 800 euros et le seuil majoré à

94 300 euros.

A savoir que si votre chiffre d’affaires dépasse le seuil majoré en cours d’année, vous devrez facturer la TVA dès le premier jour du mois de dépassement. Dans ce cas, vous devrez reprendre les factures émises depuis le début du mois et envoyer des factures rectificatives à vos clients.

Si vous déclarez pendant deux années consécutives un chiffre d'affaires compris entre le seuil de franchise et le seuil majoré, vous devrez facturer la TVA à compter du 1er janvier qui suit ces deux années.

5/ Que risque t-on en cas de facture frauduleuse ?

Lorsque vous omettez l’une des mentions obligatoires de facture auto-entrepreneur, vous êtes susceptibles à une amende de 15 euros par facture. En revanche, le montant de l’amende ne peut pas être supérieur à 25 % du montant dû. Par exemple, pour une facture d’un montant de 60 euros, l’amende ne peut pas excéder 15 euros.

A noter que si vous oubliez complètement de facturer vos clients professionnels, vous vous exposez à une amende potentielle d’un montant de 75.000€ ainsi qu’un redressement fiscal.

6/ Peut-on effectuer ses factures en ligne ?

En effet, il existe de nombreux logiciel vous permettant de créer vos factures en ligne, et tous ne se valent pas… La première erreur est de se diriger vers un logiciel gratuit, tout simplement parce que la gratuité du logiciel cache forcément quelque chose :

- Le logiciel n’est pas conforme à la réglementation en vigueur en matière de facturation auto-entrepreneur

- Le logiciel n’est pas régulièrement mis à jour et vous risquez de vous faire pirater ou encore de perdre toutes vos données

- Les fonctionnalités sont limitées et ne vous permettront pas de gérer convenablement votre facturation

- Le logiciel est financé par des pubs intempestives qui peuvent affecter grandement l’utilisation du logiciel

- L’éditeur du logiciel revend vos informations personnelles pour se rémunérer

- Vous ne bénéficierez d’aucun support et d’aucune aide dans l’utilisation du logiciel

Ensuite, avant de choisir un logiciel de facturation pour pouvoir créer vos factures auto-entrepreneur en ligne, renseignez-vous bien sur les différentes fonctionnalités du logiciel et vérifiez notamment des points suivants :

- Le logiciel s’adapte aux spécificités du régime auto-entrepreneur (notamment concernant la TVA),

- Il s’adapte également à votre situation spécifique (ACRE, Versement Libératoire, nature de l’activité, etc.),

- Il est conforme à la réglementation en vigueur,

- Il vous permet d’enregistrer vos opérations dans un livre de recettes,

- Vous pouvez exporter vos données si jamais vous souhaitez changer de logiciel.

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